Fünf Softwarelösungen, die Unternehmen für die E-Rechnungspflicht benötigen

Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Für kleinere Unternehmen greift die Pflicht zur Ausstellung ab 2027 ebenfalls vollständig. Was zunächst wie zusätzlicher Verwaltungsaufwand erscheinen kann, bietet zugleich Potenzial: Unternehmen, die ihre digitalen Abläufe frühzeitig passend aufsetzen, können dauerhaft Zeit sparen, Fehler verringern und eine verlässliche Basis für weiteres Wachstum schaffen.

Von der E-Rechnungspflicht ist mehr als nur die Buchhaltungssoftware betroffen. Erforderlich ist ein abgestimmtes Zusammenspiel mehrerer digitaler Lösungen, damit Rechnungen korrekt erzeugt, geschützt übermittelt, revisionssicher gespeichert und ohne Unterbrechungen weiterverarbeitet werden können. Diese fünf Lösungen schaffen dafür die Grundlage.

1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen

Für Unternehmen, die die Vorgaben zur E-Rechnung erfüllen wollen, bietet Sage einen zentralen Ausgangspunkt. Die Lösung unterstützt die gesetzlich erforderlichen Formate ZUGFeRD und XRechnung, erlaubt die unmittelbare Übermittlung an Behörden sowie Geschäftspartner und unterstützt GoBD-konforme Abläufe während der gesamten Rechnungsverarbeitung.

Anstatt Rechnungen per Tabellenkalkulationsprogramm manuell anzulegen und anschließend als PDF zu verschicken, kann Sage den Ablauf automatisiert im strukturierten Datenformat abwickeln. Gleichzeitig wird die Buchhaltung automatisch fortgeschrieben, wodurch eine doppelte Erfassung von Daten entfällt. Für Unternehmen ohne professionelle Buchhaltungssoftware ist dies ein geeigneter Zeitpunkt, eine solche Lösung einzuführen.

Warum das relevant ist: Sage bildet die Basis für rechtssichere E-Rechnungen nach deutschem Recht und reduziert den manuellen Aufwand an einer zentralen Stelle im Rechnungsprozess.

2. Personio oder Haufe Akademie: Plattformen für Mitarbeiterschulungen

Eine technische Lösung allein reicht nicht aus. Mit der Einführung der E-Rechnung ändern sich Prozesse in Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wissen, welche Formate künftig gelten, wie die Software verwendet wird, wie Eingangsrechnungen zu behandeln sind und welche Schritte bei Fehlern erforderlich sind.

Mit Plattformen wie Personio lassen sich interne Schulungsmaßnahmen organisieren und dokumentieren. Die Haufe Akademie stellt gezielte Weiterbildungen zu rechtlichen sowie technischen Themen der E-Rechnungspflicht bereit. Gut vorbereitete Mitarbeiter entscheiden darüber, ob die Umstellung reibungslos gelingt oder zu Fehlern und Verzögerungen führt.

Warum das relevant ist: Selbst leistungsfähige Software bringt wenig, wenn Mitarbeitende nicht entsprechend geschult sind. Weiterbildung lohnt sich bei der Einführung neuer gesetzlicher Anforderungen stets.

3. DocuSign oder Validated ID: Lösungen für digitale Signaturen

Bei elektronischen Rechnungen müssen sowohl die Authentizität der Herkunft als auch die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Dies kann unter anderem durch eine qualifizierte elektronische Signatur erreicht werden. Lösungen wie DocuSign oder Validated ID ermöglichen die rechtssichere digitale Unterzeichnung von Dokumenten, ohne Papierunterlagen oder ein persönliches Erscheinen zu erfordern.

Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht sind digitale Signaturen insbesondere für B2B-Unternehmen relevant, die die Echtheit ihrer Rechnungen per Signatur absichern möchten, statt sich ausschließlich auf den strukturierten Datenaustausch zu stützen.

Warum das relevant ist: Eine qualifizierte digitale Signatur bestätigt die rechtlich anerkannte Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Dokumente und gehört zu einem vollständig digitalisierten Rechnungsprozess.

4. DATEV-Schnittstelle oder Boomi: Plattformen für Integration und Middleware

In zahlreichen Unternehmen laufen mehrere Systeme nebeneinander, etwa Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenportal und möglicherweise ein ERP-System. Damit E-Rechnungen ohne manuelle Übertragung zuverlässig zwischen diesen Anwendungen ausgetauscht werden können, wird eine stabile Integrationsebene benötigt.

Middleware-Lösungen und Schnittstellenplattformen stellen sicher, dass Rechnungsdaten automatisiert im richtigen Format und ohne Medienbrüche an den jeweils benötigten Ort gelangen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und trägt dazu bei, dass die Systeme eines Unternehmens auch nach der Einführung von E-Rechnungen reibungslos zusammenwirken.

Warum das relevant ist: Unterbrechungen zwischen Systemen und manuelle Datenübertragungen zählen zu den häufigsten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung. Für einen tatsächlich effizienten E-Rechnungsprozess ist die saubere Verbindung aller Systeme erforderlich.

5. DocuWare oder ELO: Dokumentenmanagementsysteme

Elektronische Rechnungen sind revisionssicher zu archivieren. Sie müssen daher unveränderbar gespeichert, jederzeit abrufbar und im Originalformat verfügbar sein. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare oder ELO gewährleistet diese revisionssichere Aufbewahrung und weist die GoBD-Konformität über entsprechende Zertifizierungen nach.

Gerade die Archivierung wird von vielen Unternehmen als Bestandteil der E-Rechnungspflicht unterschätzt. Rechnungen lediglich in einem Serverordner abzulegen, genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Ein zertifiziertes DMS sorgt dafür, dass bei einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig und in der erforderlichen Form bereitstehen.

Warum das relevant ist: Revisionssichere Archivierung ist keine freiwillige Maßnahme, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Ein zertifiziertes DMS kann Rückfragen und Beanstandungen des Finanzamts vorbeugen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Zu welchem Zeitpunkt wird die E-Rechnung für mein Unternehmen zur Pflicht?

Alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, müssen seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen bis Ende 2026 weiterhin andere Formate nutzen. Ab 2028 gilt die vollständige Verpflichtung für sämtliche Unternehmen. Dennoch empfiehlt es sich, nicht bis zur letzten Frist zu warten, weil die technische Umstellung Zeit erfordert.

Wodurch unterscheidet sich eine PDF-Rechnung von einer echten E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung stellt ein digitales Abbild einer Rechnung dar und wird nach neuem Recht als „sonstige Rechnung“ eingestuft, nicht als E-Rechnung. Eine tatsächliche elektronische Rechnung beinhaltet dagegen strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Diese Daten können Buchhaltungssysteme automatisch verarbeiten. Der Unterschied ist sowohl technisch als auch rechtlich wesentlich.

Was versteht man unter GoBD-Konformität und weshalb ist sie relevant?

Die GoBD bezeichnen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie bestimmen, wie digitale Belege gespeichert, archiviert und bei Betriebsprüfungen bereitgestellt werden müssen. GoBD-konforme Software gewährleistet, dass elektronische Dokumente nicht nachträglich verändert werden können und jederzeit verfügbar sind.

Lässt sich die E-Rechnungspflicht erfüllen, ohne alle vorhandenen Systeme vollständig auszutauschen?

In vielen Fällen ist das möglich. Moderne Buchhaltungs- und ERP-Software kann über Schnittstellen an bestehende Systeme angebunden werden, sodass ein kompletter Wechsel der Systemlandschaft nicht erforderlich ist. Entscheidend ist, dass die verwendete Software die gesetzlich vorgeschriebenen Formate unterstützt und eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht. Eine professionelle Beratung vor der Umstellung kann helfen, den passenden Weg für die jeweilige Systemlandschaft festzulegen.

Welche Folgen hat es, wenn ein Unternehmen die Anforderungen nicht rechtzeitig erfüllt?

Unternehmen, die elektronische Rechnungen nicht empfangen oder ausstellen können, müssen mit Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, Schwierigkeiten im Geschäftsverkehr mit Partnern und Behörden sowie möglichen steuerlichen Konsequenzen rechnen. Eine frühzeitige Vorbereitung ist der verlässlichste Weg, diese Risiken zu vermeiden.